Descripción del puesto

Universidad Católica Silva Henríquez se encuentra en búsqueda de dos Secretarias, dependiente de la Escuela de Derecho y de la Facultad de Ciencias Sociales, Jurídicas y Económicas.

Deberá realizar actividades de apoyo a la gestión administrativa de la Escuela de Derecho con el propósito de contribuir a la eficiencia operativa.

I. PRINCIPALES RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL CARGO:

• Realizar el ingreso y seguimiento de todas las solicitudes de pago a través del Sistema Control Presupuestario, para lograr cumplir con los plazos y formas del proceso de solicitud de pago a personal contratado por las Escuelas y proveedores de servicios externos.
• Ejecutar el proceso de registro y coordinación de las agendas de los Directores(as) de Escuela, para lograr que Directores(as) de Escuela mantengan una agenda actualizada con los compromisos internos y externos a la UCSH.
• Ejecutar el registro y despacho de la correspondencia de las Escuelas (memos, cartas, otros). Así como de documentación que dejan estudiantes para Directivos y Académicos, para contribuir al control interno de la documentación despachada y recepcionada de las áreas de dependencia.
• Ejecutar el proceso de derivación de estudiantes, académicos o público en general a otras unidades de la UCSH, Directores de Escuela o a quien corresponda, para lograr la derivación y articulación efectiva de estudiantes, académicos o público hacia otras Unidades UCSH.
• Ejecutar el proceso de solicitud y entrega de materiales/equipos para las Escuelas y áreas de dependencia, para lograr la disponibilidad de materiales de acuerdo a las formas y plazos establecidos por la Decanatura.
• Realizar la redacción, fotocopiado, escaneo y archivo de documentación asociada a las funciones de Directivos, para contribuir a la gestión administrativa y al ordenamiento de los respectivos archivos.
• Realizar la preparación de reuniones (sala, servicio de café, materiales y soporte informático) para los Directores de las Escuelas o Áreas, para contribuir operativamente a la ejecución de reuniones.
• Apoyar en la ejecución de actividades de las Escuelas o áreas de dependencia, previa coordinación entre las jefaturas de las que dependa, para contribuir al cumplimiento de los estándares planificados para las actividades.
• Ejecutar el procedimiento de compra de pasajes por viajes dentro y fuera del país para sus jefaturas, para cumplir con los plazos y formas establecidas en el procedimiento.
• Ejecutar las modificaciones operativas en el proceso de planificación académica acorde a las indicaciones dadas por los directores, para cumplir con modificación en la asignación de actividades y salas acorde a los procedimientos institucionales.
• Ingresar al Sistema Carga Docente y hacer seguimiento de los movimientos de inherencias y excedencias), acorde a las indicaciones dadas por los directores, para contribuir al cumplimiento del proceso en los plazos y formas establecidas.
• Brindar apoyo en los procesos de examen de grado y de titulación a los estudiantes (hojas de ruta, tesis, ceremonias, expedientes de titulación, etc.), para contribuir a que los estudiantes cumplan con los requisitos y/o protocolos para rendir examen de grado o titularse.
• Ejecutar la comunicación por diferentes medios con egresados y brindar apoyo administrativo en la generación de programas de formación continua, para contribuir a los procesos operativo-administrativos de egresados y de formación continua.

II. COMPETENCIAS REQUERIDAS:

1. Competencias Conductuales de Gestión:

• Orientación al Usuario (2).
• Trabajo en equipo (2).
• Comunicación efectiva (2).
• Adaptabilidad y Flexibilidad (1).
• Orden y Método (1).

2. Competencias Identitarias:

• Disponibilidad para con otros.
• Colaboración.
• Amabilidad Salesiana.

III. CONDICIONES Y SUELDO:

1. Vacante N° 1:

• Horario diurno: Lunes a Jueves de 09:00 a 18:00 horas, Viernes de 09:00 a 17:00 horas.
• Comuna: Santiago Centro.
• Sueldo Base: $ 513.936.-
• Sueldo líquido aproximado: $ 490.813.-

2. Vacante N° 2:

• Horario vespertino: Lunes y miércoles de 11:00 a 20:00 horas, Martes y jueves de 12:00 a 21:00 horas y Viernes de 12:00 a 20:00 horas.
• Comuna: Santiago Centro:
• Sueldo Base: $ 513.936.-
• Sueldo líquido aproximado: $ 490.813.-

Requisitos

IV. REQUISITOS GENERALES:

• Título de Secretaria Ejecutiva o Administrativa (Técnico de Nivel Medio o Enseñanza Media).
• A lo menos 3 años de experiencia, de preferencia en trabajos similares en Universidades o Instituciones de Educación Superior
• Manejo de archivos y control presupuestario.
• Dominio de Word, Excel y Power Point, a nivel intermedio.
• Dominio en la redacción de documentos y ortografía.